Excesivamente preparados, insuficientemente valorados

Es quizás una visión negativa para comenzar el año, pero podría también ser el resumen de esta época de crisis en la que las empresas no buscan profesionales sino autómatas que les permitan ganar más por menos.

Y esto se atribuye a múltiples ámbitos y lo vemos a diario en los medios con ofertas de empleos para jóvenes (por ser jóvenes), para mujeres (por ser mujeres) o para discapacitados (pero sólo con certificado de más del 33%). Casi no importa la formación, la experiencia o las propias capacidades, todo queda en un plano secundario ya que el primer filtro está en aquello que permite a la empresa obtener beneficios de la contratación. Y no busco aquí crear un debate sobre la función y valor de las políticas de integración laboral (tan necesarias) sino sobre la situación actual en la que estos filtros superan a los años de estudio, la trayectoria laboral y la profesionalidad. 

En el mundo de la comunicación encontramos muchos casos similares y esto puede hacer que la preparación y ejecución de nuestra organización acaben achacando y lamentando la mala previsión por una equivocada selección de personal. 

La formación es esencial en un mundo hipercomunicado y un campo tan cambiante como éste pero la experiencia no debe olvidarse. Cada vez hay más profesionales haciéndose un hueco y que están listos para ponerse a trabajar por un objetivo específico: el éxito de los actos.

 Si contratamos para nuestro evento a un orador ajeno a nuestra empresa o al acto, sólo por su nombre o imagen, nos arriesgamos a que un fallo técnico nos arruine el evento, pues la persona encargada no sepa reaccionar al no ser un especialista en el tema (véase la retirada Michael Bay, del director de la saga cinematográfica Transformes, en una presentación hace unos días). ¿Primamos al profesional o a quien nos atraiga medios y público?.

Si contratamos para nuestro evento a asistentes sólo por su físico o por relación sin contar con una formación o un respaldo podemos encontrarnos con un servicio poco profesional y actitudes poco deseables (como bien nos aclaran nuestros compañeros de Galicia Protocolo en su Blog). ¿Buscamos una imagen bonita o hacer un favor o queremos un profesional en un puesto de responsabilidad?

Cada evento, acto o comunicación tiene su público y objetivo y es nuestra labor saber qué debemos cuidar y primar en cada momento para alcanzar el éxito. 

Actos para que la historia no se repita

El pasado fin de semana, Alemania recordó al mundo, con grandes manifestaciones, el que se considera comienzo del Holocausto: la Noche de los Cristales Rotos (entre el 9 y 10 de noviembre se destruyeron sinagogas, tiendas y negocios de judíos bajo la complicidad de las fuerzas de seguridad). Fue hace 75 años y marcaba el inicio de otro periodo negro de la historia de la humanidad que Alemania ha decidido no olvidar.

El lunes, por su parte, Francia celebraba 95 años desde el Armisticio de la Primera Guerra Mundial que suponía el comienzo de la paz tras años de guerra y desolación en el centro de Europa. Desde ese primer acto en 1918, Francia no dejó de festejar el 11 de noviembre bajo el recuerdo de la paz y la unidad nacional incluso durante la ocupación de la  Segunda Guerra Mundial.

Festejamos las victorias y veneramos a los muertos, con actos y monumentos que nos hacen empequeñecer pues nos recuerdan que la humanidad ha superado límites que nunca pensó alcanzar; que como grupo, nación, familia o persona ha habido momentos en los que el egoísmo, la avaricia y la codicia han podido más que la cordura. 

El poder de los actos para evitar que la historia se repita es tan grande como peligroso, hay que luchar con el juego entre emociones, representaciones institucionales y personas directamente afectadas, para no hacer de la fecha señalada un motivo para lo contrario que nos proponemos y para lograrlo disponemos del protocolo, la diplomacia, la formación y la complicidad de la sociedad (no olvidemos nunca por quién recordamos).

Memorial Guerra de Corea en Washington

¿Y la comunicación interna?

Hablamos a menudo de la necesidad de que nuestros actos, nuestro comportamiento, nuestra imagen vayan siempre acordes a nuestros valores, a nuestros pensamientos y sentimientos, parece algo sencillo y sin embargo no siempre conseguimos ser coherentes al cien por cien. 

Si es difícil para una sola persona, cuánto más para una organización o empresa en la que desde el presidente hasta el recién contratado reciben una imagen y expresan otra según sus impresiones, relaciones y ambiente que encuentren en un lugar en el que pasan la mayor parte del día. 

Y si queremos unificar esa imagen que la empresa desea dar  a medios, clientes, proveedores y diferentes públicos, será necesario elaborar una estrategia de comunicación interna que permita a todos los empleados descubrir y entender la organización en la que se encuentran, facilitando la relación entre departamentos y ser los primeros conocedores de las novedades que les afectan como marca. 

Así son los departamentos de comunicación, relaciones públicas y protocolo, los encargados de hacer públicos (según los niveles de confidencialidad necesarios) los organigramas, los medios de comunicación interna y las formas de contacto con las diferentes áreas y también serán quienes expliquen al conjunto de empleados las razones y objetivos de su comunicación para que se sientan parte de ella y la imagen que transmitan sea la que también nosotros queremos dar.

No olvidemos tener en cuenta a nuestros compañeros para que nuestra imagen sea la misma en todos los niveles y para todos los públicos y conseguiremos la repercusión deseada. 

Una herramienta para la comunicación

Que el protocolo comunica nadie lo discute, que sea la excusa para comunicar lo que queremos ya es otra cosa… (pero tenemos que tenerla en cuenta).

Y es que el protocolo sólo ocupa líneas en debates y medios cuando se “rompe” (cual jarrón de porcelana) o cuando alguien se lo “salta” (como en un campeonato hípico) y, sin embargo, el protocolo está en cada acto, evento o encuentro que se produce a cualquier nivel. El protocolo ordena y dispone según unas normas, leyes y costumbres que no todos conocen pero de las que todos saben.

Cualquier persona, empresa o institución trabaja en la búsqueda de una imagen fiel a sí misma, a sus valores, que logre un prestigio destacado en su ámbito o, según su alcance, a nivel más global. Y para este fin se cuenta con las relaciones públicas, los medios de comunicación, la red de contactos, la coherencia que demuestran dichos y hechos y el protocolo.

Así volvemos al título de esta entrada, si el protocolo comunica, debemos antes de nada saber qué queremos  comunicar: el poder de la silla vacía como muestra de rebeldía,  la reivindicación del centro como significado del poder, el respeto en la reverencia o que se hable realmente de la razón del acto que se ha convocado. 

En este caso los organizadores también deberán tener en cuenta si el evento debe ser importante por sí mismo, por sus presencias o ausencias, por su originalidad o tradición... Habiendo analizado esto y teniéndolo en cuenta desde el primer momento, la transcendencia final del acto ya no nos cogerá por sorpresa. 

En resumen, como herramienta de comunicación, debemos dominar el protocolo para controlar sus resultados porque de esa manera podremos anticiparnos a la noticia.

La silla vacía 

Inauguration Day

Sin duda, no hay acto más ceremonioso que aquél que está dotado de elementos oficiales, obedece a la tradición y guarda en su esencia la base de unos valores y signos que mantienen su sentido en el cumplimiento de un protocolo milimetrado.

Estamos asistiendo en estos días a uno de esos actos. Ayer, 20 de enero, como marca la costumbre, desde 1937, el reelegido presidente de los Estados Unidos de América, juró su cargo en un acto íntimo junto a su familia.

Puesto que este año ha sido domingo, los fastos se han retrasado al día de hoy, el siguiente lunes después del día 20, haciendo de éste un día festivo para los funcionarios federales del Distrito de Columbia y alrededores con el único objetivo de reducir el tráfico en el entorno de la celebración.

Desde 1981 la ceremonia se celebra en la fachada oeste del Capitolio frente a los homenajes a los antiguos presidentes Washington, Lincoln y Jefferson.

Tal es la importancia de este acto que los fondos para su desarrollo son encargados al Presidential Inaugural Commitee. Y hoy en día no hay acto perfecto que no sea comunicado y orientado a quienes no pueden asistir, y en eso los norteamericanos son expertos, así la ceremonia pública de Toma de Posesión será no sólo un acto oficial sino un evento mediático que podremos seguir gracias a los canales habituales y las redes sociales a través de la propia Casa Blanca 

*Bibliografía: United States Protocol. The Guide to Official Diplomatic Etiquette, Ambassador Mary Mel French

El protocolo en tiempos de crisis

En la época de bonanza, aquella en la que se dice que vivíamos por encima de nuestras posibilidades, empresas e instituciones practicaban la comunicación y el buen protocolo a base de fastuosos eventos, invitaciones y regalos que hoy en día nos resultan casi un despropósito por las inversiones que se producían, sobre todo en aquellas que afectaban al erario público.

Hoy la crisis se ceba en especial con estos eventos y con las partidas que a ellos se destinan. Las noticias nos sorprenden con facturas cargadas a los departamentos de protocolo que simplemente cubrían lujos personales, regalos encaprichados y encuentros de dudoso interés corporativo o institucional. Y la búsqueda de una reducción de gastos y las políticas austeras acaban repercutiendo en la eliminación de partidas presupuestarias que sí son necesarias para el mantenimiento de las instituciones ya que el protocolo es una herramienta de comunicación básica  en cualquier corporación. 

Todo comunica, y el protocolo no es más que la plasmación, a través de signos, símbolos y actos, del poder, del honor y de la importancia de asistentes,  organizadores e invitados. Y así ahora se plantean cuestiones de difícil respuesta ¿Cómo podemos compatibilizar la austeridad y la necesidad de comunicar? ¿Cómo evitar el derroche sin afectar a aspectos esenciales de nuestra identidad?

En las últimos tiempos hemos visto cómo diversas entidades basan en la austeridad su política comunicativa: desfiles sin aviones, eventos sin catering, patrocinio en cumbres internacionales y todo para luchar contra la idea preconcebida de que en estos momentos cualquier evento es un gasto y no una inversión. Una de las instituciones más en cuestión es, sin duda, la Corona, a la que además de la crisis se suman escándalos que obligan a un medido cuidado de cualquier partida o evento al que se acuda.

Sin duda, es el momento de la creatividad, de lograr ofrecer más con menos, porque las crisis son los mejores momentos para analizarse, trabajar y salir reforzados cuando se vea la luz al final del túnel. 

La importancia de ser identificable

     La celebración de los Juegos Olímpicos en Londres está dando lugar a infinidad de publicaciones fuera del ámbito meramente deportivo y muchas de ellas tienen en su centro a la Familia Real siempre tan acostumbrada a estar en el primer plano. 

     Sin embargo, pese a ser caras reconocibles y tan identificables, eso no evita, que, como cualquier otro asistente, deban cumplir con las medidas de seguridad básicas que muchas veces se olvidan en entornos más cercanos. 

      No es extraño que, durante la celebración de un evento, aparezcan en la puerta invitados no esperados, sin la necesaria acreditación pero con la frase aprendida de "tú no sabes quién soy yo" o invitados con acompañantes no previstos y sobre los que no hay referencias o acreditaciones preparadas. En muchos casos, será el tipo de evento el que imponga en que casos la norma debe ser firme o puede ser flexible como si hay un invitado extra en el cóctel de una boda (que cuando no encuentre su silla acabará desapareciendo). 

     Así, imágenes como las tomadas estos días en las que vemos cómo los miembros familia real anfitriona deben llevar su acreditación con nombre (y tratamiento) y foto, nos deben recordar que, antes que los egos y las importancias de algunos asistentes, debe primar la seguridad y el control para que el evento sea el éxito esperado y evitar problemas o escándalos que pueden estropear la imagen tan cuidadamente preparada.

La duquesa de Cambridge entre el público en los JJOO - (FOTO: GTRES-Fuente: Mujerhoy)

El Parlamento Europeo, sus sedes y el protocolo

Una vez más vuelve a surgir la polémica entorno a la necesidad de mantener dos sedes para el Parlamento Europeo, la estable de Bruselas y la que se celebra en 10 ocasiones al año en la ciudad francesa de Estrasburgo. Quienes defienden que toda la actividad se centre en la capital belga aluden principalmente a razones económicas debido alto coste que supone el traslado de personal y material cada mes para una semana de trabajo que igualmente se realiza en Bélgica.

Sin embargo, el tema es algo más complicado puesto que la división de sedes (el Parlamento Europeo cuenta con una tercera sede en Luxemburgo), primero porque esta división la establece la propia Constitución Europea y segundo porque dejar Estrasburgo sin esta sede supondría un gran mazazo económico para la capital europea. 

¿Y a nivel de protocolo? ¿Cómo trabaja la ciudad francesa? Estrasburgo es una de los principales núcleos franceses si a nivel protocolario nos referimos, y así su ayuntamiento cuenta con un equipo de protocolo bien estructurado para los actos organizados tanto a nivel local, como nacional o europeo.

Estrasburgo es la segunda ciudad de Francia en número de representaciones permanentes gracias a la sede del Consejo de Europa que agrupa a 47 Estados que cuentan con representaciones permanentes, dentro de los cuales se encuentran los 27 de la Unión Europea gracias a la sede del Parlamento Europeo.

Esta ciudad es también el séptimo núcleo en importancia en el país y el undécimo si nos fijamos en su peso demográfico.

No sólo se debe a estas dos instituciones (el COE y el PE) la importancia de esta ciudad. Estrasburgo, a mediados del pasado siglo XX, se convirtió en símbolo de la paz y del deseo por no repetir los errores de una época que destruyó el corazón de Europa. La situación también estratégica de la capital hizo de la ciudad la sede de la Confederación para la Navegación del Rin, creada en 1815 durante el tratado de Viena y que es la institución más antigua del mundo. Símbolo de la unión y del nacimiento de un nuevo periodo, la ciudad también fue elegida para albergar la sede de ARTE el canal de televisión con igual participación de Francia y Alemania y con un enfoque objetivo claramente cultural.

Por si las instituciones europeas y multinacionales no bastasen, a Estrasburgo le caracteriza también su variedad de credos puesto que en la misma ciudad se reúnen cinco credos entre los que destacan el católico, el judío y el protestante que se compenetran de manera ejemplar para los tiempos que corren de conflictos religiosos y sociales.

Todas estas singularidades de la capital alsaciana provocan que su ayuntamiento haya desarrollado un departamento de protocolo que englobe labores tan distantes como el tratamiento de personalidades, la etiqueta y las manifestaciones y recepciones que se organizan a nivel local, regional, nacional y europeo.

Se trata de un sistema de relaciones públicas que, en el caso de la institución parlamentaria europea, tiene un objetivo relacional muy importante debido al incesante debate sobre la capitalidad única de la Unión Europea en Bruselas.

Apoyando la defensa de la capitalidad francesa como capital europea el ayuntamiento lleva a cabo una labor de gran importancia en la propia sede del Parlamento.

Así, en el edificio de oficinas de los eurodiputados se encuentra un servicio de atención a los eurodiputados que gestiona la reserva de los viajes a la ciudad y la atención turística y cultural. Desde este mostrador el ayuntamiento hace visible la región que alberga la institución y dota de adornos florales las principales salas y los gabinetes de los presidentes, vicepresidentes del Parlamento y los grupos políticos. A nivel personal, a cada inicio de sesión el servicio contacta con aquellos diputados que festejan su cumpleaños en las fechas de la semana o cercanas y les obsequian con un detalle del ayuntamiento y, en el caso de mujeres, también con un centro floral.

Esta parte del trabajo es la que se realiza desde la oficina en el propio Parlamento pero igualmente el Ayuntamiento organiza visitas a las instituciones locales y prepara eventos culturales. Así habitualmente se celebra un acto de año nuevo en el que se invita a los eurodiputados  en el que el alcalde les recuerda la importancia de la sede francesa

Como presidenta de la Unión Europea en el segundo semestre de 2008, Francia apostó especialmente por la ciudad francesa como capital europea y así desde el Eliseo se defendió Europa desde el Parlamento, como lo demostraron las tres visitas del presidente francés a la institución con motivo de la apertura y clausura de la presidencia y durante la sesión del mes de octubre.

En estas visitas del presidente a la ciudad, el departamento de protocolo el Ayuntamiento trabaja solo en las cuestiones logísticas, puesto que las referentes a contactos, encuentros y agenda los trata directamente el Eliseo.

Quizás sea una decisión que, finalmente y ante esta situación de crisis a largo plazo, haya de tomarse, y quizás el Ayuntamiento de Estrasburgo deba comenzar a trabajar con esta visión... pero también es un debate de hace años que quizás no llegue a solucionarse. 

Protocolo

A la pregunta ¿qué es protocolo? le suelen seguir respuestas variadas en torno a la etiqueta, a la precedencia, a la expresión del poder, a la organización de eventos y también a las buenas maneras, al saber estar y, en casos como el publicado hoy en un periódico, a simples "canapés". 

Ahora que por fin ha nacido el Grado en Protocolo, que parece que la formación en la materia está en alza continua siendo imposible definir la profesión o más bien que se comprenda esa definición. 

Pero expresiones como "Frente a los 5 millones en publicidad, relaciones públicas y canapés despilfarrados..."* dejan claro que aún queda mucho que hacer a los profesionales y estudiantes de protocolo. 

Porque protocolo es algo más que una mesa bonita, un traje elegante, una azafata sonriente  o unos canapés bien elegidos. 

* Fuente: La Voz de Galicia http://www.lavozdegalicia.es/coruna/2011/09/20/00031316532028156461649.htm